Datová schránka: fikce doručení po deseti dnech a co si nastavit

Datová schránka má jednu vlastnost, která překvapí každého, kdo ji dostal, aniž by o ni stál: zpráva se považuje za doručenou i tehdy, když se do schránky vůbec nepřihlásíte. Stane se to posledním dnem desetidenní lhůty od dodání a říká se tomu fikce doručení. Od ledna 2023 se navíc schránky zřizují ze zákona podnikatelům i právnickým osobám včetně spolků a společenství vlastníků.

Co je potřeba vědět

• Nepřihlásíte-li se do deseti dnů, dokument se považuje za doručený.
• Lhůta běží ode dne, kdy byl dokument dodán do schránky.
• Od 1. ledna 2023 se schránky zřizují ze zákona podnikatelům a právnickým osobám.
• Týká se to i nadací, spolků a společenství vlastníků.
• Datová zpráva smí mít nejvýše 20 MB, u schránek zřízených ze zákona 50 MB.
• Zprávy se uchovávají 90 dnů od doručení, pak se ze zákona vymažou.

Fikce doručení a proč je nebezpečná

Pravidlo je jednoduché a nemilosrdné. Pokud se do schránky osoba nepřihlásí ve lhůtě deseti dnů ode dne, kdy do ní byl dokument dodán, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty. Od té chvíle běží všechny navazující lhůty.

Nejde o teoretickou konstrukci. Rozhodnutí správního orgánu, výzva k zaplacení nebo výzva soudu jsou doručené i tehdy, když je nikdo nečetl, a lhůta na odvolání běží stejně, jako by byly převzaty osobně.

Praktický důsledek: schránka, kterou nikdo nekontroluje, je horší než žádná. Poštovní zásilku, kterou si nevyzvednete, aspoň fyzicky vidíte v poštovní schránce. Tady není vidět nic.

Údaj	Hodnota
Lhůta pro fikci doručení	10 dnů od dodání
Okamžik doručení	poslední den lhůty
Maximální velikost zprávy	20 MB
U schránek zřízených ze zákona	50 MB
Doba uchování zprávy	90 dnů od doručení
Zřizování ze zákona	od 1. ledna 2023

Kdo schránku má, i když o ni nežádal

Od 1. ledna 2023 se schránka zřizuje automaticky každé právnické osobě zapsané v registru osob, tedy nejen obchodním společnostem, ale i nadacím, spolkům a společenstvím vlastníků. A dále každé podnikající fyzické osobě zapsané do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku, typicky osobě samostatně výdělečně činné.

Znamená to, že řada lidí a organizací má schránku, aniž by o ni požádala. Nejčastěji na to doplácejí malé spolky a společenství vlastníků, kde nikdo nemá jasně přidělenou odpovědnost za kontrolu.

Fyzická osoba je výjimka

Běžnému občanovi se schránka automaticky nezřizuje. Kdo si ji založí dobrovolně, získá pohodlnou cestu ke komunikaci s úřady, ale zároveň na sebe bere povinnost ji sledovat, protože fikce doručení platí i pro ni.

Devadesát dnů a co potom

Zprávy zůstávají ve schránce 90 dnů od doručení a potom se ze zákona vymažou. Není to porucha ani úspora místa, je to pravidlo, se kterým je potřeba počítat.

Kdo si dokument nestáhne, přijde o něj. Zůstane sice záznam o doručení, ale samotná zpráva zmizí. Pro archivaci existuje placená služba datového trezoru, ale spoléhat se na ni není nutné: stačí zprávy pravidelně stahovat.

Co si nastavit hned

Nejdůležitější je upozornění na novou zprávu e-mailem nebo textovou zprávou. Bez něj se schránka kontroluje ručně a právě tam vzniká riziko, že desetidenní lhůta uteče.

Druhá věc je pověření další osoby. U spolku, společenství vlastníků nebo firmy nemá schránku sledovat jen statutární orgán, protože dovolená nebo nemoc lhůtu nezastaví. Přístup se dá udělit víc lidem s různým rozsahem oprávnění.

Třetí je pravidelnost. Deset dnů zní jako dost času, ale při dvoutýdenní dovolené je to málo, a právě proto se hodí mít nastavené upozornění i pravidelný termín kontroly.

Velikost zprávy a formáty

Datová zpráva smí mít nejvýše 20 megabajtů, u schránek zřízených ze zákona 50 megabajtů. Větší přílohu je potřeba rozdělit nebo poslat jinou cestou.

Formáty jsou omezené na ty, které jdou dlouhodobě uchovat, tedy zejména dokumenty ve formátu určeném pro archivaci. Běžný textový soubor z kancelářského balíku se posílat nedá, což je nejčastější důvod, proč odeslání selže.

Co schránka nahrazuje a co ne

Nahrazuje doporučený dopis do vlastních rukou a je pro odesílatele levnější, což je důvod, proč ji úřady používají přednostně. Neznamená to ale, že by úřad nemohl použít i jinou cestu.

Datová zpráva má stejnou právní váhu jako podepsaný papír, takže se přes ni dá podat i to, co by jinak vyžadovalo úředně ověřený podpis. Přihlášením do schránky se totiž totožnost prokazuje samotným přístupem.

Kde se to potká s běžnými povinnostmi

Nejčastěji u daní, u komunikace se zdravotní pojišťovnou a se správou sociálního zabezpečení. Kdo má schránku zřízenou ze zákona, musí ji používat i pro podání, která se dřív dala poslat papírově.

Kdy si daně řeší zaměstnanec sám, popisuje text o daňových povinnostech zaměstnance. A jak si udržet přehled o platbách, které se opakují, rozebírá text o pravidelných platbách.

Osm věcí, které se u datových schránek pletou

1. Doručí se i bez přihlášení. Po deseti dnech automaticky.
2. Lhůta běží od dodání. Ne od přečtení.
3. Schránku máte, i když jste o ni nežádali. Podnikatelé a právnické osoby od roku 2023.
4. Týká se to i spolků a SVJ. Ne jen firem.
5. Zprávy se po 90 dnech mažou. Ze zákona.
6. Zpráva má limit velikosti. Dvacet megabajtů, u zákonných padesát.
7. Upozornění se nastavuje samo. Bez něj se na zprávu nepřijde.
8. Přístup lze udělit víc lidem. Dovolená lhůtu nezastaví.

Časté dotazy k datovým schránkám

Co je fikce doručení?

Pravidlo, podle kterého se dokument považuje za doručený posledním dnem desetidenní lhůty od dodání do schránky, i když se do ní adresát vůbec nepřihlásil.

Od kdy běží ta desetidenní lhůta?

Ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán. Nezáleží na tom, kdy si ho někdo přečetl.

Kdo má schránku zřízenou ze zákona?

Od 1. ledna 2023 každá právnická osoba zapsaná v registru osob, tedy i nadace, spolky a společenství vlastníků, a každá podnikající fyzická osoba zapsaná do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku.

Musí mít schránku i běžný občan?

Ne, fyzické osobě se schránka automaticky nezřizuje. Kdo si ji založí dobrovolně, bere na sebe i povinnost ji sledovat, protože fikce doručení platí i pro něj.

Jak dlouho zprávy zůstanou ve schránce?

Devadesát dnů od doručení, potom se ze zákona vymažou. Zůstane záznam o doručení, ale samotná zpráva zmizí.

Jak velkou zprávu můžu poslat?

Nejvýše 20 megabajtů, u schránek zřízených ze zákona 50 megabajtů. Větší přílohu je potřeba rozdělit.

Co si nastavit jako první?

Upozornění na novou zprávu e-mailem nebo textovou zprávou. Bez něj hrozí, že desetidenní lhůta uplyne, aniž si toho někdo všimne.

Může schránku sledovat víc lidí?

Ano. Přístup lze udělit dalším osobám s různým rozsahem oprávnění, což je u spolků, společenství vlastníků a firem rozumné opatření.

Aktualizováno v září 2026.

Odkud údaje pocházejí

Pravidlo o fikci doručení po deseti dnech, rozsah automatického zřizování schránek od 1. ledna 2023, limity velikosti datové zprávy i devadesátidenní doba uchování zpráv pocházejí z informací provozovatele systému datových schránek, z materiálů Ministerstva průmyslu a obchodu a z informačního shrnutí Finanční správy.

• přehled typů datových schránek
• MPO k zřizování schránek podnikatelům od roku 2023

Na navazující texty z rubriky Finance vede průvodce financemi.